Smartere arbeidsflyt i barnehagehverdagen med KI

Som styrer i Espira Åbol barnehage har Heidi Davidsen mange oppgaver som krever både struktur og tydelig kommunikasjon. KI var ikke nytt for henne, men gjennom kurset «Praktisk bruk av KI i administrasjonsarbeid» fikk hun konkrete tips og metoder for å bruke kunstig intelligens mer målrettet i hverdagen – for å spare tid, jobbe mer effektivt og samtidig bevare kvaliteten i arbeidet.

– Et hjelpemiddel, ikke en erstatning

Som styrer ved Espira Åbol barnehage i Sandefjord har Heidi Davidsen ansvar for både ansatte, barn, foreldre, og en rekke administrative oppgaver som krever tid og presisjon. Da hun så kurset «Praktisk bruk av KI i administrasjonsarbeid» fra Gokstad Kompetanse, meldte hun seg på for å finne smartere måter å løse oppgavene på.

– Jeg ønsket å gjøre jobben min lettere. Det er mye som skal skrives – alt fra beskjeder til foreldre til referater og oppsummeringer. KI kan hjelpe meg med å formulere meg raskere, uten at jeg mister min egen stemme, forteller Heidi.

Erfaring og nysgjerrighet

KI var ikke helt nytt for Heidi. De siste to årene har hun studert Juss for skole- og barnehageledere og Ledelse av utviklings- og endringsarbeid.  ved BI. I studiene måtte hun være kildekritisk og jobbe mye med vurdering av informasjon, noe som gjorde henne ekstra bevisst på hvordan digitale verktøy bør brukes.

– Jeg var nysgjerrig på hvordan jeg kunne bruke KI mer målrettet i jobben min. Jeg tenkte ikke at det skulle erstatte meg, men at det kunne hjelpe meg med å løse administrative oppgaver mer effektivt, sier hun.

Trygghet i bruk av nye verktøy

Et av temaene Heidi satte spesielt pris på i kurset, var sikkerhet og personvern.

– Det var nyttig å bli minnet på hvor viktig det er å ikke legge inn sensitiv informasjon, og å alltid sjekke kilder. Man må vite hvordan man bruker disse verktøyene trygt, sier hun.

Kurset kombinerte teori og praksis, med oppgaver og refleksjon underveis.

– Det var fint å teste ut verktøyene mens vi lærte om dem. Selv om kurset var digitalt, fikk vi mulighet til å prøve og diskutere sammen. Jeg likte også at innholdet ble justert underveis ut fra hvem vi var som deltakere – det gjorde kurset ekstra relevant for oss, forteller hun.

Tok kunnskapen i bruk underveis

Heidi begynte å bruke det hun lærte allerede mens kurset pågikk.

– Jeg hadde nettopp hatt en personalundersøkelse som resulterte i et stort Excel-skjema, og da var det veldig greit å vite hvordan jeg kunne sammenfatte og strukturere resultatene. Det jeg lærte underveis, tok jeg raskt i bruk, forteller hun.

Hun bruker nå KI hovedsakelig i de skriftlige delene av jobben – for eksempel når hun skal formulere e-poster, lage oppsummeringer eller utarbeide informasjon til ansatte og foreldre.

– Det gjør at jeg sparer tid og får en bedre struktur på tekstene. Samtidig må jeg alltid kvalitetssikre informasjonen, og tilpasse det til vår barnehage, sier hun.

Mer tid til det som betyr mest

For Heidi handler KI først og fremst om å frigjøre tid til de delene av jobben som betyr mest.

– KI effektiviserer hverdagen, men det viktigste er at du fortsatt må gjøre resultatet til ditt eget. Det er ikke et ferdig svar, men et utgangspunkt. Du må bruke vurderingsevnen din, sier hun.

Hun anbefaler kurset til andre som har mye administrativt arbeid i hverdagen.

– KI er verdt å lære seg fordi det gjør arbeidsoppgavene enklere og sparer deg for tid. Da får du mer overskudd til alt det andre som følger med jobben, sier Heidi.