– Det traff behovene våre: Horten kommune om Power Automate-kurset

Horten kommune deltok nylig på et skreddersydd kurs i administrativ automatisering hos Gokstad Kompetanse. Målet var å lære hvordan Power Automate kan brukes i arbeidshverdagen, og hvordan automatiserte flyter kan gjøre oppgaver både enklere og mer oversiktlige.

Blant deltakerne var Camilla Løver, tjenesteleder i arbeid og inkludering, og Ingrid Lilleøien, rådgiver som jobber med digitalisering, kvalitet og internkontroll. Begge har erfaring med automatisering fra før, men ønsket et kurs som kunne gi en felles forståelse i prosjektet de jobber med – og som treffer behovene deres i praksis.

Klart, ryddig og praktisk

Camilla og Ingrid opplevde at kurset har vært tydelig og lett å følge.

– Vi har vært med å påvirke innholdet, og jeg syns de leverer akkurat det vi ønsket oss. Kursholderen er både dyktig og engasjerende, sier Camilla.

– Det gjør en stor forskjell når noe du har hørt mye om blir mer konkret. Da blir det også lettere å se hvordan vi kan bruke det i praksis, legger Ingrid til.

De trekker også frem at forberedelsene i forkant gjorde oppstarten enkel.

– Vi fikk tydelig informasjon om hva vi måtte ha klart, og det gjorde at vi kom godt forberedt, sier Ingrid.

Hvorfor skreddersydd kurs?

Horten kommune er en del av et interkommunalt digitaliseringsprosjekt hvor åtte kommuner samarbeider om en robot de har utviklet selv i Power Automate. Da oppsto behovet for å løfte kompetansen i flere ledd.

– Vi så at både vi og de andre kommunene kunne ha nytte av mer innsikt i hvordan Power Automate fungerer, og hva som faktisk er mulig å automatisere, forteller Ingrid.

Camilla opplevde prosessen som enkel og god:

– Vi var i kontakt med flere leverandører, men vi landet fort på Gokstad Kompetanse. Henrik Eidi, kommersiell leder, svarte raskt, forsto bestillingen og koblet på kursholderen tidlig, sier hun.

Læring som treffer hele gruppen

Deltakerne kommer fra ulike roller – saksbehandlere, IKT-ansatte og personer som skal motta informasjon fra automatiserte prosesser. Det stiller krav til formidlingen.

– Kursholderen treffer godt på tvers av gruppen. Det er et variert publikum, men han klarer å tilpasse innholdet så alle henger med, sier Camilla.

På dag to merket de også at gruppedynamikken hadde endret seg.

– Praten går lettere, folk hjelper hverandre og vi ser at det praktiske arbeidet skaper et annet fellesskap. Det er fint når man jobber i et større prosjekt på tvers av flere kommuner, sier Ingrid.

Små justeringer som gir stor effekt

Selv om Camilla og Ingrid har jobbet med automatisering i to år, fikk de likevel nye idéer og konkrete muligheter å ta med seg videre.

For Camilla handler det om å bruke Power Automate på små, men effektive områder.

– Vi jobber ofte stort i prosjektet vårt, men her har jeg fått øye på små ting som faktisk kan gjøre hverdagen enklere. For eksempel referater: nå kan jeg legge dokumentet i en mappe, og så gjør flyten resten selv.

Ingrid trekker frem kalenderen som et område hvor små grep gir god oversikt:

– Kalenderen min er full av både møter og oppgaver. Automatisk fargekategorisering gjør at jeg ser mye raskere hva dagen består av. Dette er små ting, men veldig nyttig.

For begge handler automatisering først og fremst om støtte.

– Dette er et hjelpemiddel, ikke noe man skal være redd for. Det handler om å bruke tid på det som faktisk krever oss, sier Ingrid.

Ser frem til neste steg

Camilla og Ingrid er veldig fornøyde med kursdagene, og har allerede meldt seg på neste kurs i januar – del 2 av automatiseringskurset, som går dypere inn i de mer avanserte mulighetene i Power Automate.

Kurset gir deltakerne et felles språk og en grunnleggende forståelse av hvordan automatisering fungerer i Microsoft 365.

– Nå er grunnlaget på plass, og det gjør det lettere å gå videre med mer avanserte arbeidsflyter og integrasjoner i neste fase av prosjektet, sier Ingrid.

Skreddersydde kurs gir størst utbytte

For Camilla og Ingrid har det vært avgjørende at kurset ble tilpasset deres behov.

– Det at innholdet ble skreddersydd, gjorde at vi fikk akkurat det vi trengte, sier Camilla.

Automatisering i Microsoft 365 kan frigjøre tid i administrative prosesser, og Power Automate gir muligheten til å lage flyter som håndterer oppgaver på en mer effektiv måte. Kurset hos Gokstad Kompetanse gir en praktisk og forståelig inngang til dette, og deltakerne får bygge egne flyter allerede underveis.

Kurset passer for administrativt ansatte, ledere, saksbehandlere og andre som jobber i Microsoft 365–miljøet – og kan skreddersys etter behov, slik det ble gjort for Horten kommune.

Vil du vite mer om kurset eller bestille en skreddersydd variant for din virksomhet?

Vi tilpasser innholdet etter deres behov og nivå.